Tratamiento de datos personales

Cuando contratas BLEXI para atender a tus clientes por WhatsApp, se establecen dos roles diferenciados conforme a la Ley 1581 de 2012:

• Tú (el negocio) como Responsable. Decides los fines y medios del tratamiento de los datos de tus propios clientes (usuarios finales). Eres quien tiene la relación directa con ellos y quien debe obtener las autorizaciones necesarias.
• BLEXI (BLUE CODE SOLUTIONS S.A.S.) como Encargado. Tratamos los datos de tus clientes únicamente para prestarte el Servicio, siguiendo tus instrucciones y sin usarlos para fines propios. No vendemos ni cedemos esos datos a terceros con fines comerciales no autorizados.

Para prestar el Servicio, BLEXI trata, por cuenta del negocio cliente, los siguientes datos de los usuarios finales:

• Número de teléfono de WhatsApp y nombre de perfil.
• Contenido de las conversaciones (texto, audio e imágenes que el usuario comparte en el chat).
• Información de pedidos, citas o solicitudes registradas durante la conversación.
• Historial de interacciones almacenado en el CRM del negocio dentro de BLEXI.

El negocio debe abstenerse de solicitar o de permitir que sus clientes compartan datos sensibles (salud, biometría, creencias, etc.) a través de los canales de BLEXI, ya que el Servicio no está diseñado para tratar esa categoría de datos.

Los datos tratados por cuenta del negocio se usan exclusivamente para:

• Operar el agente de IA y el CRM para la atención al cliente por WhatsApp.
• Registrar pedidos, citas y el historial de conversación en el dashboard del negocio.
• Generar métricas e informes de operación para el negocio (de forma agregada o individualizada, según la configuración).
• Cumplir con las obligaciones legales aplicables y prevenir fraude o abuso en el Servicio.

BLEXI opera sobre la Plataforma de WhatsApp Business API de Meta Platforms, Inc. ("Meta"). Esto implica:

• Los mensajes se transmiten a través de la infraestructura de Meta. Tanto el negocio como sus usuarios finales están sujetos a los Términos de Servicio y la Política de Privacidad de WhatsApp.
• BLEXI no utiliza los datos de la plataforma de WhatsApp para publicidad propia ni los transfiere a terceros con fines comerciales no relacionados con el Servicio.
• El negocio es responsable de informar a sus clientes que la atención se presta mediante un agente automatizado integrado con WhatsApp Business, y de obtener las autorizaciones que la ley exija.
• Meta puede tratar determinados datos de mensajería conforme a sus propias políticas. Consulta whatsapp.com/legal/privacy-policy.

Para prestar el Servicio, BLEXI puede involucrar a los siguientes terceros como sub-encargados, siempre bajo acuerdos de confidencialidad y limitando el uso de los datos a la finalidad del Servicio:

• Proveedores de infraestructura y nube (hosting, cómputo y almacenamiento).
• Proveedores de modelos de inteligencia artificial, para generar las respuestas del agente.
• Meta / WhatsApp, como plataforma de mensajería.
• Autoridades colombianas o internacionales, cuando exista una obligación legal o requerimiento válido.

Algunos proveedores de infraestructura o de modelos de IA pueden estar ubicados fuera de Colombia. BLEXI adopta medidas contractuales de confidencialidad y seguridad para que estas transferencias cumplan con la normativa colombiana de protección de datos personales.

Conservamos los datos tratados por cuenta del negocio durante la vigencia del contrato de servicio y el tiempo adicional que exijan las obligaciones legales aplicables. Al terminar la relación contractual, el negocio puede solicitar la eliminación de sus datos y los de sus clientes escribiendo a [email protected]. Procederemos a eliminarlos o anonimizarlos de forma segura en los plazos establecidos.

BLEXI implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación, incluyendo:

• Controles de acceso por roles y autenticación.
• Cifrado de datos en tránsito (TLS).
• Monitoreo y auditoría de actividad en la infraestructura.
• Prácticas de desarrollo seguro.

Te recomendamos también limitar los accesos internos a tu dashboard de BLEXI y evitar que tus clientes compartan datos sensibles o financieros innecesarios a través del chat.

Conforme a la Ley 1581 de 2012, tus clientes (usuarios finales) tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos y revocar la autorización de tratamiento, entre otros. Como negocio responsable, debes garantizar que puedan ejercer estos derechos.

Si un usuario final solicita el ejercicio de alguno de estos derechos en relación con datos tratados por BLEXI:

• Puedes gestionar directamente la solicitud desde tu dashboard (por ejemplo, actualizando o eliminando registros del CRM).
• Para operaciones que requieran soporte de BLEXI, escríbenos a [email protected] y gestionaremos la solicitud conforme a tus instrucciones y a la ley, dentro de los plazos legales establecidos.

Si eres un usuario final y tus datos fueron tratados por cuenta de un negocio que usa BLEXI, puedes dirigir tu solicitud directamente al negocio o contactarnos para que canalicemos tu petición.

Este documento se rige por las leyes de la República de Colombia, en particular la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Para consultar la política completa de privacidad de BLEXI visita soyblexi.com/privacidad.